Technicien/ne traitement de l'information
Code de la fiche : 1406
Présentation
APPELLATIONS D'EMPLOI LES PLUS COURANTES
Technicien/ne Gestion Electronique de Document (GED)
Agent administratif
Agent de courrier
Agent de saisies de données
FINALITE
Faciliter, pour les services internes, la circulation, l'accès et l'utilisation de l'information par une mise à disposition sous format papier ou électronique
PRINCIPAUX INTERLOCUTEURS
Services internes de l'organisme
La Poste
Activités
Réaliser la scannérisation de documents papiers
Vérifier la qualité des documents scannérisés
Assurer l'indexation, la diffusion, le classement, et l'archivage de l'information traitée
Assurer l'acheminement des courriers
Assurer la collecte et la saisie de données
Compétences
SAVOIRS
Connaître son environnement professionnel : structures, procédures, circuits et acteurs.
Connaître les règles d'affranchissement postal.
Connaître la place de la GED dans la chaîne de traitement de l'information et des archives.
Connaître les espaces de stockage d'archives utilisés et leurs contraintes.
Maîtriser les techniques d'indexation des documents.
Maîtriser le fonctionnement d'un scanner, des logiciels de Lad et de GED, des machines à affranchir et des photocopieurs et fax.
Connaître le plan de classement des archives et de la documentation du secteur.
SAVOIR-FAIRE (capacité à)
Identifier la nature des différents documents reçus et les trier, afin de les classer correctement ou de les orienter vers la personne concernée
Diagnostiquer tout dysfonctionnement technique et faire appel au bon interlocuteur pour le résoudre
Assurer la pérennisation de l'information au sein de son organisme, en contrôlant la qualité des documents originaux avant scannérisation et celle de l'image numérisée
S'assurer du retour des pièces ou dossiers après consultation
Veiller à l'épuration des dossiers
Veiller à la qualité des saisies dans le respect des délais
Identifier les moyens matériels à mettre à disposition pour préparer une salle de réunion
SAVOIR-FAIRE RELATIONNEL (capacité à)
Coopérer avec les autres membres de l'équipe
Adapter sa communication orale en fonction de ses interlocuteurs
Alerter les personnes compétentes en cas de difficultés de traitement de l'information